从跑腿找签字到错单频发：聊聊企业采购数字化流程优化

很多企业的数字化，只是把纸质表格搬上了线

我翻了他手机里刚上的采购系统，界面做的花里胡哨，点进去一看，审批节点跟十年前的纸质流程一模一样。甚至原来可以部门负责人拍板的小金额采购，线上反而多了一道财务预审的节点。美其名曰管控，实际上就是把原来线下的冗余，原封不动搬到了线上。原来跑三楼找总监签字，现在只不过改成了蹲在总监办公室门口发微信催同意，腿省了，时间一点没少浪费。

说白了，很多企业对采购数字化的理解还停留在”无纸化”，觉得不用打印签字就是数字化了，完全没动过原来的流程逻辑。该绕的弯一个不少，该留的漏洞一个没补。上个月还有个做电商的朋友跟我吐槽，说公司上了六十万的采购系统，结果上个月还是出了错，运营要一百件包装材料，采购看错了申请单买了一千件，屯在仓库半年卖不出去，烂在那里。原来线下申请的时候还有部门经理把把关，线上之后大家都觉得系统会审核，反而没人看了，错了就是大错。

优化的核心，是把固定规则还给系统

真正的流程优化，从来不是把线下的东西复制粘贴到线上，而是先拆原来的流程，再把能标准化的规则全部交给系统处理，把人解放出来处理异常。

我之前接触过一家珠三角的消费电子工厂，原来采购部二十来号人，十八个天天处理审批申请，一天下来对接七八个部门，错单漏单月月有。后来他们做流程优化，第一步不是换系统，是把三年来所有的采购申请拉出来分类，按品类、金额、用途定好规则：五万以下的常规办公采购，部门负责人确认后系统自动过；五万到二十万的原材料采购，自动触发采购经理审核；二十万以上才需要总经理审批；常用品类的供应商报价都存在系统里，自动比对价差，超过基准价五个点自动卡审。

这套规则嵌进去之后，百分之七十的常规采购申请，从发申请到下单，全程不用人碰，系统自动走完。原来天天守着审批的十八个人，抽出来十个转去做供应商开发和成本管控，剩下八个人只处理异常申请，错单率降了一大截，采购成本还下来了好几个点。说实话，很多人搞反了顺序：不是先上系统再改流程，是先理清楚流程规则，再用系统把优化后的流程固化下来。钱花了，效果才能出来。不然你花大价钱买个系统，装的全是原来的冗余流程，那不就是买了个电子记事本吗？

优化过程里，三个容易踩的坑

第一个坑，什么都想控，连买个打印纸喝个待客茶都要走三级审批。我见过很夸张的，公司前台买一卷胶带，都要总监签字确认，美其名曰精细化管控，实际上就是把简单的事复杂化，全公司跟着耗时间。该放的一定要放，小金额低风险的采购，直接把权限放给一线，系统只做记录不做审批，出了问题再追溯就行。

第二个坑，上完系统就不管落地，扔给员工自己用。老员工习惯了原来的流程，嫌新系统麻烦，有事还是偷偷找领导签字走线下，新员工没人教摸不清规则，到处出错，最后系统变成了应付领导检查的摆设，该怎么样还是怎么样。其实只要抽半天时间，拉着所有相关的人走一遍流程，把常见问题整理成一张一页纸的说明，大部分人都能很快上手。

第三个坑，优化完就一劳永逸，再也不调整。企业的业务是变的，今年你主打To B生产，明年可能To C直播带货，要采购的品类、金额、供应链结构全变了，原来的规则自然也不合适。半年抽两个小时，拉上采购、财务、业务碰一次，把不合理的规则改一改，流程才能一直好用。对吧？

不过话说回来，也不是所有企业都要搞大动干戈的优化。十几个人的小团队，一年也没几笔大额采购，整个共享在线表格，定好审批规则，其实也够用，没必要非要砸几十万上系统折腾。

采购这件事，本质就是帮企业把钱花在刀刃上，不管是数字化还是流程优化，核心都是让干实事的人少干点跑腿擦屁股的活，多留点时间给真正能创造价值的事。