上个月在南京跟一位制造企业的负责人喝茶，聊到一半他拍桌子吐槽。
说采购部整整十个人，大半时间都在找签字、等签字、补签字。生产线急着要的零配件，流程卡两三天是常事，等到了已经误了工期。同一款办公用品，三个部门各买各的，价格差出一倍，年底对账才发现，连说理的地方都没有。
原来多数采购内耗，都在流程上
很多人提起采购数字化，第一反应就是买套大系统，把所有东西都搬上去。但实际上，大部分企业的采购问题，根子不在有没有数字化，在于流程本身就是绕的。
从提需求到收货付款，要过七八道签字，少一个人流程走不动。所有采购不分金额大小，都要层层上报，分管副总天天签字签得手软，一线干活的天天等得心急。
供应商信息存在各个业务员的电脑里，历史成交价存在部门的excel里，库存信息在仓库系统里，各不通气。新人接手，半个月摸不清门道，老业务员离职，分分钟带走半个采购部的信息。
这种情况下，哪怕你把所有流程原封不动搬去线上，本质还是换个地方卡壳，该等还是等，该乱还是乱。
钱花了，问题没解决，最后只能怪数字化没用。
优化的核心，是把弯路拉直
说实话，真没必要一上来就砸大价钱换全套系统。很多时候，先把现有流程理清楚剪干净，再连起来，效果比什么都强。
我那位南京朋友，他们的做法就很务实。第一步，先砍冗余审批：常规金额内的办公耗材、常用零配件，需求部门确认后，直接走线上下单，采购只需要核对规格，财务事后对账，不用事前卡流程。超过阈值的大金额采购，再走高层审批。
第二步，把分散的信息连起来：把供应商信息、历史成交价、库存数据三个模块打通，放进同一个后台。不管哪个部门提需求，搜一下型号，就能看到之前买过多少钱，哪家供应商交货最快，当前仓库还有多少库存，不用重新谈价，也不会重复采购。
他们没换整套ERP，只调整了流程节点，打通了现有系统的数据，花的钱不到原来预算的三分之一。结果呢？审批平均时长从3天降到2小时，重复采购率降了一大截，整体采购成本还降了近十个点。
很多人觉得优化要搞大动作，其实不是。找到最痛的那个点，先改了，就能出效果。
三个常见的坑，别往里面跳
我这段时间接触下来，见过不少做了优化反而更乱的，总结下来都是踩了共性的坑。
第一个坑，把原有不合理流程直接搬上线。原来线下就绕，你搬去线上，只是把线下的内耗电子化，该卡还是卡，反而少了当面催的灵活性，更慢了。先理流程，再数字化，顺序别搞反。
第二个坑，不敢分层授权。什么都要一把手签字，美其名曰管控风险，实际上就是把效率活活拖死。风险管控不是什么都抓，大金额重点盯，小金额走快速通道，分清楚层次就好。
第三个坑，忽略老员工的适配。很多做了十几年采购的老员工，习惯了记笔记用excel，突然上个新系统，没人带没人教，操作复杂学得慢，自然就抵触，最后偷偷回到老路子，系统成了摆设。花点时间做培训，把操作做简化，比什么都重要。
不过话说回来，不管怎么优化，核心目的永远只有一个：把人从繁琐的事务性工作里解放出来，让采购能花更多时间谈供应商、控成本、防风险，而不是天天跟签字对账较劲。
很多企业搞反了，把上系统当目的，天天比参数比功能，忘了自己原来要解决什么问题。说白了，能解决问题的优化，才是有用的。藏在流程里的内耗，本来就是企业没挖出来的利润，挖出来，就是自己的。
作者|商讯
排版|商讯
审核|阿辰