上个月在南京见一位制造企业的采购负责人，约的咖啡馆，坐下半小时，他接了三个电话，全是供应商催款、内勤找他补审批签字的事。手机屏幕亮起来的频率，比咖啡馆外面过车还勤。
他翻出手机相册给我看，半年前他们刚上了新的采购系统，宣传页上全是酷炫的效果图，现在后台躺着一堆待处理的申请，供应商天天找他投诉系统太复杂，填个入库单要开十个页面。
钱花了，活更累了。
多数企业的数字化，只是搬了个家
实话讲，我跑了小十家做采购数字化的企业，一半以上都是这个路数：老板听说数字化好，拍板掏钱买系统，信息部照着原来的纸质流程，原封不动搬到线上。原来要跑三个部门签字，现在线上点三次，原来要填五张表，现在线上填五份。
美其名曰数字化，其实就是把纸质堆在手机里，本质一点没变。
这位南京的负责人说，他们原来纸质审批，遇到紧急采购，拿着单子堵在老板办公室门口就能签，现在线上系统，老板半个月不登一次后台，申请卡在那走不动，急着用料的生产部天天堵采购门，采购夹在中间两头受气。
哪来的提效，明明是增负。
核心问题出在哪？大部分人一开始就搞反了逻辑。企业采购数字化流程优化，核心是优化流程，不是给旧流程穿个数字化的新衣服。
真正的优化，先砍节点再上工具
这位负责人后来怎么改的？先停了系统的全流程上线，拉着财务、生产、行政开了三天会，把所有采购场景拉出来，一笔一笔划节点。
原来不管采购金额多少，哪怕只是买两千块钱的打印纸，最后都要总经理签字。这个节点直接砍了。改成十万以下的常规采购，部门申请、采购核价、财务预审，三级走完直接生效，总经理只抽核异常申请，每个月抽十分之一的单看一眼就行。
原来把所有采购往一个流程里塞，不管是生产原料还是办公文具，流程一模一样。现在直接拆成三个不同的流程：生产大宗原料走「计划-招标-核价-入库」，日常办公耗材走「部门申请-定点供应商直发」，设备维修备件走「应急申请-先出库后补单」。
梳理完再去改系统，把砍掉的节点直接从系统里删掉，不同场景开不同的入口，不到一个月，整体审批时长掉了七成。
不过话说回来，很多企业怕砍节点出风险，对吧？怕放权之后出问题，其实不然。原来所有节点都要签，出了问题谁都签字，谁都不负责。现在把责任下放到对应层级，谁申请谁负责，谁核价谁负责，反而风险更可控。大金额的核心采购，该有的层级一个都不会少，也不会乱。
最后一公里，很多人都漏了
大部分企业优化完审批流程，就觉得完事了，交差了。其实最磨人的环节，在审批之后：对账。
原来对账是什么样？供应商每个月月底拿着纸质对账单，跑到采购部，采购对着入库单一笔一笔对，错一个规格错一个数，就要重新捋，捋完找财务对，财务对完错了再回去改，少则两三天，多则半个月，遇上对接的人请假，直接拖到下个月。
这位负责人他们后来改了什么？把供应商端接入系统，供应商发货之后直接在系统里传发货单，仓库入库扫条码，数据自动对碰，金额对的上直接生成对账单，供应商确认之后直接开电子发票，系统自动归档到财务，不用跑，不用等，错了系统自动标红，双方在线改。
原来财务每个月花十天对采购账，现在两天就能做完，剩下的时间去干别的事。
当然，我不是说所有人都要砸钱搞这么一套。如果你是几十人的小公司，一年采购额没多少，没必要跟风上大系统，找个合适的轻量工具，先把审批和对账挪上去，一步步来就行。
别被厂商的概念忽悠，什么全链路什么智能化，先解决你自己最痛的那个问题就行。你最痛的是审批慢，就先优化审批，你最痛的是对账乱，就先优化对账，走一步验证一步，比上来就搞大而全的改造稳妥多了。
采购这活，说到底就是降本提效，数字化是梯子，优化流程才是你要爬的楼，别梯子买了最贵的，楼在哪都没找对，白折腾。
作者|商讯
排版|商讯
审核|柚子