那些被吹上天的”采购系统”，为啥用俩月就被弃用
说真的，太多老板踩过这个坑。 之前对接的一家连锁零售企业，去年花了六位数上了头部厂商的采购SaaS，销售当时拍着胸脯说，上线之后采购效率能提80%，结果呢？部门里的老采购还是习惯Excel拉表，微信发审批，系统里的流程走不通。为啥？系统里的供应商选择环节，跳出来12个资质校验项，每个都要手动填，填错了还得退回来重弄；审批节点和线下一模一样，甚至因为系统权限设置的问题，比线下还要多走一个流程。最后采购部干脆把系统当”存档工具”——所有流程线下走完，最后补录进系统应付老板的数字化检查。
真正的优化，从来不是”把流程搬上网”
跑了几十家企业之后我发现，真正能落地的采购数字化优化，压根没有那么多神话色彩。 有个做精密零部件的工厂，之前采购办公室耗材，流程是申请部门填单→部门主管签字→采购专员询价比价→财务审预算→分管副总签字→行政下单，全流程走下来快的话三天，慢的话能拖一周，就为了买两箱打印纸、几盒中性笔。后来他们做优化，根本没先买新系统，先把流程拆碎了看：哪些环节是真的有管控价值的？比如单笔金额在两百块以下的日常办公耗材，直接给每个部门定好月度预算额度，申请的时候系统自动校验预算余额，够的话直接跳转到合作供应商的下单端口，采购专员只需要每周抽一次时间核对订单和发票就行，不用每笔都审。算下来，整个流程的耗时从平均72小时降到了20分钟。
别等”万事俱备”了再动手
现在不少企业做采购数字化，容易陷入两个极端。 要么是上来就砸钱搞全模块部署，半年内要把所有采购环节全部线上化，最后落地的时候因为各部门需求对不齐，系统改了七八版还是没人用；要么是干脆啥也不做，总觉得”我们公司规模小，没必要搞数字化，现在的流程用着也没出啥大问题”。 说实话，后者的问题其实更大。 规模小不代表流程没有损耗——比如十个人的小公司，采购每次要找三家供应商报价，微信发一圈消息，要翻半天聊天记录找报价单，碰到供应商报的价格比上次高了，还要重新问为啥涨了，这些细碎的时间攒下来，每个月能占掉采购专员近三分之一的工作时间。上次碰到个创业公司的创始人，说他们团队一共15个人，每次采购办公设备，都要在群里@所有人问意见，怕买贵了，怕买错了，光一个键盘的选型就能讨论三天。其实这种场景下的数字化，根本不需要复杂的系统，就把之前大家反复问过的采购品类、历史价格、推荐供应商列成一个在线表格，配上简单的审批流，申请的时候直接选对应的品类，系统自动带出之前的采购参考价，部门负责人审一下就行，前后花不了一个下午的时间，就能把之前三天的沟通成本给省下来。 很多企业在做流程优化的时候，很容易犯的错就是把”管控”放在”效率”的对立面。总觉得砍掉几个审批节点，就会出现舞弊、就会乱花钱。其实反过来想，原来线下的审批流程，真的能防住舞弊吗？采购和供应商私下勾结，在审批单上签个字就能把钱付出去，你根本看不到背后的交易细节。反而在数字化的流程里，所有的报价记录、历史采购价格、供应商资质、预算使用情况都是公开可查的，谁拿了什么价格，谁在哪个节点卡了多久，系统里全有记录，这种透明化的管控，比靠人签字靠谱多了。 昨天和老周通电话，他说他们公司上周刚把办公耗材的采购流程优化完，现在部门里的小姑娘不用天天抱着一摞审批单跑各个办公室签字了，下午能准点下班去接孩子。 哪有什么一劳永逸的数字化。 流程是跟着业务长的。今天跑通了小品类的流程，等公司规模大了，采购的品类多了，再慢慢调整就是了。总比天天卡在盖章环节，把采购部变成审批复印机强。作者|商讯
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