上个月去南京见一位制造企业的采购负责人，喝茶坐定第一句话就是吐槽。原来的采购流程，买个几千块的维修工具，要走七个签字，线上填完申请转线下找领导，领导签完再拿回采购录系统，采购岗一半时间在追审批人签字，一半时间在对着不同表格对账。
忙吗？真忙。有用吗？没用。
很多企业踩过的坑：上了系统没改流程
不少企业决策者的惯性思维就是，数字化就是买一套系统，把原来的流程搬上网就算完成转型。
根本不是这么回事。
原来线下要七个节点审批，搬上网之后只是把手写签字改成了手机点同意，该走的流程一个没少，反而多了一步录入系统的操作，遇到领导出差不开手机，流程照样卡三五天，员工怨声载道，最后索性还是私下找领导签字，再补录系统，钱花了几十万买系统，最后成了摆设。
说实话，这种情况真不在少数。
动流程等于动利益，这句话不假。很多企业怕改流程出乱子，怕放权之后出问题，索性原封不动搬旧流程，美其名曰“平稳过渡”，实际上就是换了个工具装旧酒，该有的问题一个没解决。
我之前听过一个采购经理吐槽，上了新系统之后，他每天要花两个小时录数据，原来该干的供应商开发反而没时间做，等于买了个系统给自己加了一倍工作量。
先理流程，再上线数字化
真正能落地的优化，顺序从来都是反过来的。先梳理砍改老流程，再把梳理好的新流程搬到系统里，不是反过来。
核心逻辑其实很简单，按采购金额和风险分层授权，把百分之八十的小额常规采购的审批权放下去，只把控百分之二十的大额高风险采购。
举个实际的做法，一万块以下的常规办公耗材、小额维修配件，直接由部门负责人审批，走提前签好的框架协议定点供应商，采购只需要月底统一对账走付款，不用每个申请都挨个找高层签字。十万到一百万的采购项目，由采购部门和财务部门双审批，一百万以上的项目再提交高层会议审批。
这么一梳理，百分之八十的流程都能在两天内走完，原来卡一周的情况直接消失。
除了分层授权，还要合并重复环节。原来询价要采购挨个给供应商打电话问价，把价格记在各自的Excel里，比价完再把结果手动录给财务，财务再重新录一遍做账，现在直接把所有准入供应商放到线上平台，公开询价自动比价，结果自动同步给财务系统，不用两边重复录数据。电子发票直接对接系统自动验真归档，不用再贴票验票手动录信息，省出来的时间，采购能去做供应商管理、成本管控这些真正创造价值的事，不是天天蹲在流程里打杂。
别卡最后一步衔接
很多流程优化改到最后，都栽在衔接问题上。
比如合作多年的中小供应商，很多都是老板亲自跟单，不会用复杂的新系统，逼着人家三天内学会上线，不然不结款，人家说不定转头就把同样的货供给你的竞争对手，得不偿失。不用搞一刀切，可以给中小供应商开简易接入通道，不需要走复杂的企业认证全套流程，只需要上传基本资质、对接对账接口就能用，慢慢引导过渡，不用上来就赶人。
内部衔接也是一样，干了十几年的老采购，只会用Excel整理数据，上来就要求全流程线上化，肯定会有抵触情绪。可以先从非核心的MRO采购、办公耗材这类品类先试跑，跑顺了跑出效果了，再慢慢推到生产原材料这类核心采购，给大家留够适应的时间，也能在试跑的时候调整不合理的节点，不会一下子乱了阵脚。
那位南京的采购负责人说，他们改完大半年，整体采购流程耗时降了近一半，采购岗的离职率都降了，原来大家天天因为流程卡单被业务部门骂，背锅的都是采购，现在根本没这个问题。
还有一点容易被忽略，流程优化不是改完就放进档案盒落灰，每半年拉出来复盘一次，看看有没有新增的不必要节点，有没有哪类采购现在可以放权，慢慢调整，比一下子推倒重来稳妥得多。
说白了，数字化从来都是解决问题的工具，不是用来装点门面的项目。把冗余的流程砍干净，把该放的权放下去，系统才能发挥作用，不然就是花冤枉钱。
作者|商讯
排版|商讯
审核|安然